introducir informaciòn a access 2003

Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.
Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.
Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.
Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.
Informes
Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.

PANEL DE CONTROL DE ACCESS

estos son los pasos a seguir para la elaboraciòn de una tabla de control.

Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarán a mejorar la forma en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Crear un Panel de Control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos.

La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra página creada por tí sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el listado y pulsa el botón Predeterminado

El Panel de control proporciona un conjunto de herramientas administrativas para fines especiales que pueden utilizarse para configurar el entorno de Windows, de las aplicaciones y de los servicios. El Panel de control incluye elementos predeterminados que puede utilizar para tareas comunes (por ejemplo, Pantalla y Agregar hardware). Las aplicaciones y los servicios instalados por el usuario también pueden insertar iconos en el Panel de control.
Hay dos opciones de vista para el Panel de control: Vista por categorías y Vista clásica. La Vista por categorías muestra los iconos del Panel de control según el tipo de tarea que el usuario desea ejecutar. La Vista clásica muestra los iconos del Panel de control en una vista que resulta familiar para los usuarios de versiones anteriores de Windows.

creaciòn de unaconsulta en microsft access 2003

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes.

Para crear una consulta de Creación de tabla:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta de creación de tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

1.Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
2.Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta:

La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta

CREACIÒN DE FORMULARIOS DE MICROSOFT ACCESS 2003

Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas forma .

1.Vista Diseño abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

2.Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

3.Autoformulario consiste en crear automaticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

4.Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

5.Asistente para tablas dinámicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla dinámica.

DISEÑO O CREACIÒN DE TABLAS

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:

1.Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
2.Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
3.Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
4.Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
5.Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...
Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Di.

Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del principalprimer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal

asistente de miceosoft access 2003

Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro.

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

FUNDAMENTOS

1. ASISTIR AL USUARIO DE FORMA SENCILLA Y VERSÁTIL.

2.CONSTRUIR UNA MEJORA EN LA PRODUCTIVIDAD DE PROGRAMA PARA EXPLORADORES.

3.FACILITAR LA ENTRADA ARCHIVOS COMPLEJOS MEDIANTE BUSCADORES Y ASISTENTES DEL PROGRAMA.

4.SE LE FACILITARA Y APRENDERÁ LA CONSTRUCCIÒN Y CREACIÓN DE TABLAS,FORMULARIOS,INFORMES,ACCESO A DATOS ETC. DE FORMA RÁPIDA Y SENCILLA.

5. MICROSOFT SIRVE PARA LA INTRODUCCIÓN DE ALGUNAS FUNCIONES PODEROSAS QUE NOS OFRECE LA BASE DE DATOS.